Lo cierto es que no todas las empresas estaban considerando habilitar al 100% de sus trabajadores de forma remota, por lo que para muchos la implementación de este esquema  se volvió compleja sin embargo, hoy muchas organizaciones han descubierto grandes ventajas al implementar un esquema de trabajo remoto . 

Es un hecho que antes de que la pandemia transformara nuestra forma de trabajo, varias  compañías ya estaban adoptando  políticas de trabajo remoto o Home Office. De acuerdo a los datos de un estudio  realizado por Owl Labs en 2019  el 16% de las compañías globales eran completamente remotas y el 40% eran híbridas (compañías que ofrecen opciones remotas y en la oficina).

Existen grandes beneficios al trabajar bajo un esquema remoto tanto para los empleados como para la organización, ya que pueden aumentar la productividad  y reducir los costos de operaciones  al mismo tiempo. Pero también existen algunos  desafíos a los que no estamos acostumbrados al trabajar en la oficina como lo hacemos de forma habitual.

Por eso es muy importante que las empresas empiecen a establecer una estrategia para toda la fuerza de trabajo remota, en donde se incluyan  normas de comunicación, tácticas para abordar la disminución de la productividad debido a la falta de supervisión y la creación de sistemas para gestionar la rendición de cuentas, el seguimiento de los proyectos, entre otros.

Te compartimos cinco mejores prácticas que serán de mucha utilidad para que puedas  garantizar que tu fuerza de trabajo remota esta operando como lo hacía de la forma habitual.

# 1. Adopta medidas de seguridad remotas

Bajo un esquema de trabajo remoto, garantizar la seguridad, la privacidad y la protección de datos se vuelve complejo, pues los sistemas tradicionales de prevención de intrusiones, los firewalls y los entornos limitados ya  no son suficientes ahora que los empleados ya no están bajo el perímetro de seguridad de la  empresa. La recomendación aquí es complementar con una  solución de prevención de pérdida de datos basada en puntos finales (eDLP) ya que uno de sus focos principales es el monitoreo y la protección de estaciones de trabajo de los empleados. 

El beneficio principal es  la prevención de fugas de datos al mitigar el riesgo a nivel de usuario, quien suele ser el eslabón más débil en la cadena de ataque. 

Por otro lado,  las empresas también pueden optar por utilizar máquinas virtuales en Windows, VMware Horizon, AWS / Azure / GCP, o configurar un servidor Terminal Server para el equipo de trabajo remoto. De tal forma que los empleados puedan iniciar sesión en el servidor utilizando RDP y así continúan protegiendo la red sensible y los repositorios de la compañía. En el caso de que tu organización cuente con contratistas externos o bien usuarios externos que requieran soporte, esta opción es la ideal.

# 2. Construye una política de comunicación

En la oficina el dialogo y la comunicación cara a cara era lo más normal, ahora se tiene que buscar un canal para que la  comunicación sea frecuentes y fluida, pues  este punto es  clave para un equipo remoto exitoso. Zoom, Slack, Microsoft Teams, Google Hangout, Telegram, 8 × 8, WebEx y Jabber son herramientas útiles y varias  ofrecen servicios gratuitos ilimitados, lo mejor es evaluar cuál es la mejor opción para tu organización y aprovechar todas las bondades de estas herramientas. 

Es importante que a la hora de elegir,  selecciones una que tenga cifrado de extremo a extremo, si deseas una mejor protección, puedes adaptar una solución de Prevención de pérdida de datos (DLP), Monitoreo y filtrado de contenido (CMF) o Sistema de prevención de extrusión (EPS). Muchos  cuentan con el monitoreo en tiempo real para conversaciones de correo electrónico y mensajes instantáneos lo que ayuda a evitar la filtración de datos confidenciales a través de sus canales de comunicación.

# 3. Utiliza las herramientas de colaboración en equipo

Si ya cuentas con tu correo empresarial alojado en la nube, también tienes muchos beneficios para hacer uso de herramientas de colaboración;  Office 365, Google Apps y otras suites cuentan con herramientas integradas que permiten a los empleados trabajar juntos sin problemas. Además, puedes utilizar unidades en la nube para habilitar el intercambio de documentos, en este punto es importante que no olvides implementar políticas de control de acceso para que los documentos confidenciales o información sensible quede expuesta y caiga en las manos equivocadas. 

Existen diversas herramientas de gestión de proyectos que sirven para asignar responsabilidades de equipo, definir prioridades, tareas del proyecto y proporcionar instrucciones claras. Contar con estas herramientas se vuelve primordial bajo un esquema de trabajo remoto, ya que pueden brindar registros a los empleados, crear y realizar seguimiento de proyectos y tareas en tiempo real. Además suelen integrarse con los sistemas de soporte / sistemas PM y demás características que resultan muy útiles para mejorar la colaboración y el compromiso de la fuerza de trabajo remota. 

# 4. Monitorea la productividad y compromiso de tus empleados

Las estadísticas demuestras que los trabajadores remotos pueden ser altamente productivos; sin embargo contar con tantas  horas flexibles y "siempre activas" pueden conducir a una cultura de agotamiento que en lugar de apoyar el bienestar de los empleados, lo afecta ya que no  promueve las prioridades de la empresa. Por lo que, establecer un flujo de trabajo constante que  ayude a medir el rendimiento del equipo se vuelve fundamental para garantizar que el equipo se mantenga productivo y no sufra por temas de alienación,agotamiento o sobrecarga de aplicaciones. 

Para esto, puedes aprovechar las ventajas de un software de análisis de comportamiento de usuarios y entidades (UEBA) que ayude a rastrear el comportamiento de los empleados en busca de signos de estrés o bien comportamientos sospechosos o anómalos. Las empresas deben implementar este software con mucho cuidado, ya que  muchas soluciones de software de monitoreo de empleados y seguimiento del tiempo tienen la opción de grabar pantallas. Lo que puede ser desmotivador y obstaculizar la productividad. Sin embargo, al concentrase en las  actividades y los resultados para apoyar a los empleados  y  a la organización se vuelve fundamental. 

# 5. Gestiona a tu equipo remoto de forma especial

Si bien, muchas organizaciones no estaban preparadas para trabajar bajo un esquema remoto, la mayoría de los  gerentes no cuentan con una capacitación para gestionar o administrar a su equipo de forma remota. Las prácticas de gestión tradicionales se centran en interacciones personalizadas, que incluyen el lenguaje corporal y otras habilidades que no se traducen bien en un mundo virtual. 

La mayoría de la fuerza de trabajo remota también tienen necesidades únicas que requieren atención especial. En una encuesta realizada por Buffer se detectó que los trabajadores remotos tienen dificultades para desconectarse del trabajo, la soledad y la colaboración / comunicación. Es muy importante que te asegures de que los gerentes sean conscientes de estos puntos, pareciera contradictorio, pero la tecnología puede ayudar a abordar muchos de estos desafíos "humanos".

El llevar a cabo reuniones uno a uno diariamente, hacer uso de las videoconferencias, contar con un tiempo informal en equipo, sesiones de generación de ideas  a través del uso de herramientas para lluvia de ideas y participación remotas, la programación flexible, entre muchas otras alternativas más; es la  clave para prestar atención a  los empleados. 

Con todas las bondades y retos del trabajo remoto o Home Office,  este podría ser el momento decisivo para que se implmente como algo habitual en las organizaciones. Para cuando regresemos a la nueva normalidad de la pandemia de COVID-19, seguramente este esquema de trabajo será aún más normativo que antes. Por esto, las empresas deben prepararse ahora con una comprensión completa del flujo de trabajo remoto, la seguridad, la productividad y las herramientas de monitoreo, para que puedan administrar equipos descentralizados a escala de un forma ágil y eficaz.

Ahora que ya conoces más  a fondo los beneficios que pueden traer a tu organización el desarrollar una estratega de productividad utilizando herramientas de monitoreo de empleados y conoces las mejores prácticas para establecer un trabajo remoto altamente productivo; ¿Qué estás esperando para agendar tu sesión remota y conocer más sobre  cómo  transformar la productividad de tu organización?

Si necesitas ayuda especial o tienes dudas, agenda con nosotros una sesión de consultoría breve, ya sea remota o presencial para identificar cómo podemos ayudarte a asegurar tus activos en esta situación de crisis.