La fuerza laboral moderna se ve muy diferente de lo que era incluso hace una década. Si los empleados realmente van a una oficina física, sus lugares de trabajo a menudo se definen por conceptos abiertos, colaboración y comunicación frecuente.

Nada de esto es por accidente. Los estudios demuestran consistentemente que los empleados felices son empleados más productivos, y la autonomía y el acceso son dos factores que pueden hacerlos felices. Si bien los empleadores intentan construir lugares de trabajo atractivos para sus empleados, el entorno digital se ha vuelto cada vez más peligroso y problemático, especialmente en lo que respecta a la seguridad y la privacidad de los datos.

Como resultado, las empresas se ven obligadas a equilibrar la autonomía de los empleados con los protocolos de seguridad y las normas de privacidad. El incumplimiento promedio de datos  cuesta a las empresas casi $ 4 millones, por lo que, garantizar la seguridad de los datos es una necesidad práctica.

Para proteger tus datos y proteger la privacidad personal, muchas organizaciones han recurrido a monitorear la actividad robusta de los usuarios y al software de monitoreo de empleados para apoyar estas iniciativas. 

Si bien el software de monitoreo de empleados es capaz de proteger los datos y  la privacidad, puede hacer que los empleados se sientan espiados o no confiables, dos cosas que pueden erosionar la floreciente cultura de la compañía. Pero no tiene por qué ser así.

Este es el por qué.

El monitoreo moderno de la actividad del usuario no es una verdadera cámara CCTV que espíe a los empleados. Como todos los empleados con un teléfono inteligente saben, es fácil perder el tiempo desplazándose a través de un feed de Twitter mientras trabajas. Si las versiones anteriores del software se orientaron a la supervisión, hoy en día el enfoque es diferente. En pocas palabras, "la supervisión no es el objetivo".

El software debe ser considerado como una herramienta matizada y granular para proteger los datos y preservar la privacidad. Al comunicar las expectativas de los empleados, aplicar el software a escenarios específicos y adoptar una mentalidad de crecimiento, es posible aprovechar los beneficios de este software sin comprometer la cultura.

>>Sigue los siguientes 3 pasos para adaptar el monitoreo de empleados sin comprometer la cultura<<

#1. Comunicar las expectativas de los empleados.

La autonomía es una de las mercancías más valoradas en el lugar de trabajo; sin embargo, eso no significa que los líderes empresariales no puedan establecer y aplicar políticas de uso aceptable para la tecnología y el tiempo de sus empleados.

Estos valores no son antitéticos entre sí, especialmente cuando se comunican de manera clara y consistente. Cuando se trata de la protección de datos, esto puede incluir políticas que detallen las expectativas para el manejo de datos, el trabajo remoto y el almacenamiento de archivos, tres de los elementos más cruciales de la seguridad de los datos.

Si bien esto puede requerir una nueva capacitación y una comunicación clara para los empleados veteranos, se puede integrar en el proceso de incorporación de nuevos reclutas. En conjunto, estas políticas pueden apoyar una cultura de la empresa que protege la información del cliente al tiempo que protege a la empresa y a sus empleados de una devastadora violación de datos.

#2. Aplicar el software a escenarios específicos.

En los grandes centros de llamadas donde cientos de empleados atienden miles de llamadas, el software de monitoreo de la actividad del usuario puede marcar la diferencia entre una fuerza laboral que está satisfecha con su trabajo y una que se siente abrumada por el trabajo. El software de monitoreo de empleados debe ser visible y transparente para que los empleadores y los empleados comprendan que es para su beneficio, no para su detrimento.

Por supuesto, a veces los empleados se comportan de manera inadecuada, y esas acciones pueden ser increíblemente devastadoras para una empresa y sus empleados. Especialmente en industrias muy reguladas como las finanzas o la atención médica, es especialmente importante brindar asistencia a los empleados para garantizar que sigan cumpliendo.

Por ejemplo, aquellos que lidian con las consecuencias del escándalo 1MDB de Goldman Sachs se dan cuenta de que el monitoreo adecuado de los empleados sirve como una herramienta que protege a otros empleados de las acciones ilegales de sus colegas. En el caso de 1MDB, un pequeño grupo participó en un cuadro de actividades ilegales que finalmente le  costó al banco cientos de millones de dólares , incluso cuando enfrentaron cargos criminales por su participación en el asunto.

Cuando el software está configurado para proteger la privacidad personal de los empleados, es algo que cualquier empleado puede soportar. Las empresas pueden perseguir esto sin comprometer su cultura de trabajo duramente ganada enfatizando que se está utilizando en escenarios específicos como un vehículo de apoyo y protección, no de supervisión.

#3. Adopta una mentalidad de crecimiento.

Los grandes líderes empresariales saben que sus organizaciones son siempre un trabajo en progreso. El trabajo puede ser más eficiente, las políticas y los procedimientos pueden ser más representativos y los productos pueden ser más convincentes.

Es este impulso insaciable hacia la excelencia lo que impulsa a las grandes empresas hacia el éxito. Por supuesto, para sobresalir de esta manera, debe haber una reingeniería y optimización de procesos de rutina para que los flujos de trabajo de hoy no se conviertan en las barreras de crecimiento del mañana.

Especialmente para las empresas jóvenes, es poco probable que las cosas que funcionaron para un equipo pequeño maximicen los talentos y habilidades de una fuerza laboral en crecimiento. No permitas que las viejas metodologías de comunicación, el software lento o la gestión de datos ineficiente se conviertan en una carga para el crecimiento.

Al mismo tiempo, las empresas deben equilibrar adecuadamente el crecimiento y la innovación con la seguridad y la protección de la propiedad intelectual. En el caso del mundo de las startups, donde las ideas y la propiedad intelectual son la propuesta de valor de una empresa, detener las fugas y el robo de propiedad intelectual es una prioridad. Para una empresa joven, perder el control de esta información puede ser perjudicial para su éxito. 

Debido a que la seguridad de los datos y la privacidad personal se convertirán en problemas más importantes, el software de monitoreo de actividad de los empleados y usuarios jugará un papel cada vez más importante en la fuerza laboral moderna. No tiene por que ser un asterisco incómodo en una cultura corporativa exitosa. Más bien, puede ser otra herramienta que permita una comunicación clara y una autonomía continua.

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